4个步骤告诉你，如何书写职场邮件

刚入公司，职场人首先面对的是书写电子邮件。可以说，电子邮件在工作中充当非常重要的角色，它是我们给直属领导的第一个工作印象，也是自我工作方面的外在表现。

职场中，应如何书写一份得体的电子邮件？

1. 区分收件人与抄送人

写邮件时，首先需要明确收件人与抄送人的区别。

收件人是邮件内容的主要负责人，需要对邮件做出相应的动作；而抄送人是需要知晓此件事的人，但可不做具体的操作。

小军刚入职时，刚接触邮件，便觉得这是在领导面前邀功的机会。每封邮件，他都会抄送领导。终于有一天，领导忍不住批评小军道：“不用任何事情都发送给我，一般事件如果需要我知道，抄送我就可以。”小军这才懂得收件人跟抄送人的区别。

领导整日繁忙，如果你把领导放置在收件人栏，领导一般都会打开处理。而领导若在抄送栏，他只需看一眼，知悉事情的大概即可。很多职场新人，滥用两个栏目，引起领导反感。

还有一点需要注意，发送邮件时，尽量不要越级汇报。有问题直接发送给自己的直属领导，切莫越权行事。

2. 主题要明确清晰

邮件的主题需明确清晰，让收件人一目了然邮件的相关内容。如「XXX项目」关于XXX问题的变更请求。

一般邮件主题的括号内写入某某项目，便于收件人查阅与处理，后面紧跟邮件关于某问题的主旨描述。

小罗刚入职时，经常随意书写邮件主题，导致工作经常被延误。因为邮件没明确的主题，收件人不清楚邮件目的，可能会延迟处理，这样就容易耽误相关工作的进程。

可以使用感叹号在主题中，辅助明确邮件的紧急情况。切不可，乱用紧急邮件的标示，引起他人反感。

3. 附件提前放置

职场新人容易犯的错误是，邮件发出而附件不在。这样很容易影响自己在领导心中的形象，一个做事马虎的人，领导一般都会谨慎使用。

可以将附件命名为邮件主题的名字，这样首先将附件粘贴进邮件，邮件主题自动变为附件的名字。一方面，避免附件以后遗漏；另外，附件与主题同时出现，方便快捷。

尽量将PPT或Word转化为PDF，这样可以减少附件的容量，同时节约对方的流量，尤其对于用手机查收邮件的同事。如果附件中有图片，请尽量压缩图片在300KB以内，保证清晰的情况，缩短下载的时间与所耗流量。

4. 内容逻辑清楚

邮件的内容部分，是邮件的核心内容。此时一定要保证让对方在最短的时间内，接收到更多的信息。

可以使用不同颜色和粗体，强调重点内容。但记得，一段话强调的词组不可过多，否则适得其反。比如，通知一个会议时，可将会议时间及地点等文字加大、加粗、换色，这样可避免对方遗失信息。

记得，刚入职那会儿，我需要同事帮忙将英语翻译为俄文，并需要他于下班前帮忙发送给某人。当时我将截止时间和发送给的人物，重点强调并突出。谁知对方遗漏了将英文翻译为俄文，造成很大的工作困扰。

此后，我便记得将重要的事情，重点突出，这样对方接受信息时更易反应并及时处理。

在邮件的最后，可以标出希望对方具体回复邮件的截止时间，这样可以减少双方沟通的困恼。同时，当我们收到邮件时，记得在24小时内反馈邮件。如不能及时处理，尽量告知对方可以处理的时间，这样在表达尊重对方同时，赢得对方的信任。

电子邮件是职场人的必备技能，也是每个人应该掌握的技能。

希望大家在不断摸索中，找到适合自己的套路。要记得，邮件要保证发送给对的人，使对方在最短的时间内获取更多的内容，并能及时做出回应。