电子邮件混乱不堪？请用这4招！

之前写过一篇文章“能用邮件解决的事情，尽量别打电话！”，职场中，如此庞大的邮件往来，如何高效管理，成为职场人士的一大难题。

工作中，邮件如此重要，那么该如何高效管理呢？学会这4招，还收件箱一片洁净。

1. 分类与归档

邮件要及时进行分类和归档，否则未来浪费大量搜索及管理时间。

可以用“项目名+月份”形式进行整理归档，如“某某项目+201608”代表某个项目2016年8月份的所有邮件记录。要记得养成当日邮件当日整理的习惯，比如下班前的15分钟整理自己一天的工作，并分类及归档邮件。

上班那会儿，刚使用工作邮件，我对其充满新奇。每日使用邮件，像发短信版沟通信息。但当时，没有管理邮件的意识，如短信版全部存放在自己的电脑里。时间久了，每当搜寻某个记录，都耗时很久。随着工作年限的增长，开始学会分类及归档邮件，每次在特定的项目文件夹中搜索关键字，效率高效，节约了很多工作时间。

职场中，邮件往来繁多，要主动分类与归档，这将对你的未来大有裨益。

2. 果断处理

有些邮件，可能只需要你花费2分钟左右就可回复，此时需果断处理。

很多人，看着邮件简单便拖延处理。他们想到：反正这么简单的邮件，等我稍后再做。结果事情越拖越多，最终忘记了处理邮件。每天的待办清单不断增大，你的那些简单邮件极易占据整个清单，使你心情烦闷。所以，能在2分钟之内处理的邮件，果断干掉。

小罗在一家公司入职，属于典型做事拖拉，不顾细节的人。有的邮件，只需他回复并确认就可，但他延迟处理。他并不懒惰，但每次养成的“稍后再做”思维束缚了他。日子久了，领导开始对他不耐烦，并告诉他做事需麻利点，别把所有的邮件都躺在自己箱里。

答复不超过2分钟的邮件，果断处理。这样，你的生活更高效简洁。

3. 果断删除

对于未来根本不会遇到的邮件，我们看过要果断删除，释放邮件空间。

有些人，不具备断舍离的信念，面对冗长的邮件根本不知去删除和简化。比如公司里的一些通知，一些过期的填写表格等，这些一次性信息的邮件，我们处理完毕应及时删除。

很多人工作不高效的原因，是生活中的碎片和琐事占用了注意力。我们主动清理不需要的邮件，就是为了给大脑一个清洁的空间，使工作更高效。

遇到不需要备份，再也用不到的邮件，就果断删除。

4. 延迟处理

很多邮件，需要我们花很多时间去处理，此时我们可以采取延迟处理的措施。

当我们专注于一件工作时，一封邮件弹出。如果此邮件需要耗费几个小时完成，我们可以将其放置待处理文件夹，然后等解决完手头工作集中处理。如果我们一有邮件，就转头处理，工作很容易低效未完成。

有时候，一些邮件需要委托他人处理。其实，我们可以直接转发给负责人，顺便将此邮件放置待处理文件夹，以随时跟踪邮件处理结果。

小军在公司里，注意力极差。每次遇到QQ或邮件消息，都会打开处理，当处理一半时卡住便继续处理其他邮件。他整天忙碌，而鲜有成效。一个人最高效的工作方式是专注，当我们用心解决完一件任务时，再处理其他线程。切不可三心两意、喜新厌旧。

要想高效处理邮件，也要学会延迟处理。

分类与归档、果断处理、果断删除及延迟处理，这4招可以帮助我们高效处理邮件，让工作更高效。